Le Backoffice regroupe dans un seul menu les exports dont vous avez besoin pour votre comptabilité et pour le suivi des comptes de vos convives : export comptable, synthèse financière, pré-facturation et mouvements des comptes badges. Cet article vous montre où les trouver, lequel choisir, comment le générer et où récupérer le fichier.
Il vous faut un accès Backoffice avec les droits sur les exports. Les exports Pré-facturation et Mouvements des badges ne concernent que la restauration collective (convives, badges, subventions et admissions).
Où trouver vos exports
1. Dans le menu latéral du Backoffice, cliquez sur Exports (1).
2. Le sous-menu (2) liste les exports disponibles ainsi que l'Historique des générations.
Quel export choisir
| Export | Ce qu'il contient | Période demandée |
|---|---|---|
| Comptable | Les informations nécessaires à votre comptabilité (ventes, TVA, moyens de paiement) pour le mois choisi. C'est le fichier à transmettre à votre comptable. | Un mois entier, ou un jour précis |
| Synthèse financière | La ventilation de votre chiffre d'affaires : perçu TTC, subventions, moyens de paiement utilisés, par mode de gestion. | Une période libre (deux dates) |
| Pré-facturation | Le récapitulatif des admissions et des subventions appliquées, par groupe de convives. | Une période libre (Du / Au) |
| Mouvements des badges | Toutes les transactions e-wallet réalisées avec les badges de vos convives (rechargements, achats, régularisations). | Une période libre (Du / Au) |
Pour analyser vos ventes plutôt que les transmettre à un comptable, passez par Rapports ou par l'onglet Commandes, qui proposent leurs propres exports au format CSV et Excel.
Générer un export téléchargé immédiatement
Les exports Comptable, Pré-facturation et Mouvements des badges se téléchargent directement sur votre ordinateur ou votre tablette dès la fin de la génération.
3. Ouvrez Exports > Comptable. Cochez Sélectionner un jour spécifique (sinon le mois entier) (3) si vous ne voulez qu'une seule journée ; sinon, laissez la case décochée.
4. Choisissez l'année puis le mois (4).
5. Si vos moyens de paiement doivent apparaître avec leur nom plutôt qu'avec leur code, cochez Utiliser les libellés des moyens de paiement (code, si non disponible) (5).
6. Dans le panneau Filtres à droite, sélectionnez les restaurants concernés (6). Sans sélection, l'export porte sur l'ensemble de vos restaurants ; le lien Réinitialiser efface votre choix.
7. Cliquez sur Générer (7) et attendez le téléchargement.
8. Pour Pré-facturation et Mouvements des badges, l'écran demande une période Du / Au : cliquez la date de début dans le calendrier de gauche et la date de fin dans celui de droite (8).
9. L'icône Filtres facultatifs (9) déroule des filtres complémentaires (restaurants, groupes de convives).
10. Cliquez sur Générer (10). Le bouton reste grisé tant que la période n'est pas complète.
Générer la synthèse financière et récupérer le fichier
La synthèse financière est préparée en arrière-plan : elle n'arrive pas immédiatement dans vos téléchargements, vous la récupérez dans l'Historique des générations.
11. Ouvrez Exports > Synthèse financière, puis sélectionnez votre période en cliquant la date de début et la date de fin dans le calendrier (11).
12. Choisissez le Format du rapport (12), par exemple Synthèse financière par mode de gestion.
13. Affinez si besoin avec les filtres Restaurants, Commandes comptabilisées, Groupes et Régime tarifaire (13), puis descendez et cliquez sur Générer.
Le filtre Commandes comptabilisées détermine ce que le rapport additionne. Commandes + Contre-écritures inclut les annulations passées après encaissement : c'est le réglage qui correspond à votre comptabilité. Pour comprendre les contre-écritures, voyez cet article.
14. Ouvrez Exports > Historique des générations. Si votre fichier n'apparaît pas encore, cliquez sur Actualiser la page (14).
15. Repérez votre ligne grâce à la Date et au Nom du fichier ; les colonnes État et Avancement (15) indiquent le rapport demandé et sa progression. Attendez le statut Terminé.
16. Cliquez sur Télécharger (16) pour récupérer le fichier PDF.
Sur une longue période ou sur plusieurs restaurants, la synthèse financière met un peu de temps à se construire. Ne relancez pas la génération en boucle : rafraîchissez l'Historique des générations, la ligne passera à Terminé.
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