Archiver / Désactiver un convive

Archiver un convive

Archiver un convive revient à désactiver définitivement son compte. Cette action est irréversible : il ne sera plus possible de réactiver le compte si le convive revient ou si une action est nécessaire.

Au moment de l’archivage, le solde du convive peut être positif ou négatif : la somme est alors archivée et visible dans vos rapports. Nous recommandons de ramener le solde à 0 € au préalable (ex. : rembourser un solde positif).

⚠️ En cas d’archivage, on conserve le numéro de badge, le numéro de convive et le mail dans l’historique, mais ils sont libérés : ils peuvent être réutilisés pour créer de nouveaux comptes.

1. Depuis l’onglet Clients, recherchez le convive et cliquez desuss.
2. Dans la page Infos, renseignez une date d’archivage à J-1 et enregistrez.

Archiver en masse (import)

1. Depuis l’onglet Clients, cliquez sur Importer > Import de masse > téléchargez le fichier clients dans la rubrique Mettre à jour des clients existants.
   
   
2. Dans le fichier, renseignez la date d’archivage dans la colonne Date de sortie pour chaque client à archiver.
3. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
4. Retournez sur Importer > Import de masse puis cliquez sur le bouton Mettre à jour des clients existants.
   
   
5. Importez votre fichier mis à jour.

Accès : Tout utilisateur du backoffice ne peut pas archiver des convives. Des droits spécifiques sont requis pour effectuer un archivage.

Dé-archivage (outil admin)

Le dé-archivage n’est pas disponible depuis le backoffice standard. Contactez le support Innovorder.

Désactiver un convive

La désactivation bloque temporairement le compte d’un convive. Vous pourrez le réactiver ensuite si besoin. Condition : le solde du compte doit être de 0 €.

• Effets techniques de la désactivation :
  • Suppression du numéro de badge associé au convive.
  • Édition du numéro de convive : la date de désactivation est ajoutée devant (pour traçabilité).
  • Le mail ne change pas et n’est pas libéré : il est impossible de créer un autre convive avec le même e-mail.

Accès : Tout utilisateur du backoffice peut désactiver des convives (sous réserve de permissions standard).

Réactiver un convive désactivé

La réactivation ne nécessite rien de particulier : le badge est vide et le numéro de convive reste unique. Assurez-vous simplement que le solde reste conforme à vos règles internes.

Archivage : gestion des identifiants

• En cas d’archivage, on conserve le numéro de badge, le numéro de convive et le mail dans l’historique, mais ils sont libérés : ils peuvent être réutilisés pour créer de nouveaux comptes.
• En cas de désactivation, le numéro de badge est supprimé, le numéro de convive est préfixé par la date, et le mail n’est pas libéré.

Résumé : Archivage vs Désactivation

• Désactivation (réversible) : compte bloqué, solde = 0 €, badge supprimé, numéro de convive daté, mail conservé et non réutilisable par un autre compte. Accessible aux utilisateurs backoffice.
• Archivage (définitif) : compte fermé sans mouvements possibles, soldes archivés dans les rapports, identifiants conservés à l’historique mais libérés pour réutilisation. Nécessite des droits spécifiques.