Archiver / Désactiver un convive

Archiver un convive

Archiver un convive revient à désactiver définitivement son compte. Cette action est irréversible : il ne sera plus possible de réactiver le compte si le convive revient ou si une action est nécessaire.

Au moment de l’archivage, le solde du convive peut être positif ou négatif : la somme est alors archivée et visible dans vos rapports. Nous recommandons de ramener le solde à 0 € au préalable (ex. : rembourser un solde positif).

⚠️ En cas d’archivage, on conserve le numéro de badge, le numéro de convive et le mail dans l’historique, mais ils sont libérés : ils peuvent être réutilisés pour créer de nouveaux comptes.

1. Depuis l’onglet Clients, recherchez le convive et cliquez desuss.
2. Dans la page Infos, renseignez une date d’archivage à J-1 et enregistrez.

Archiver en masse (import)

1. Depuis l’onglet Clients, cliquez sur Importer > Import de masse > téléchargez le fichier clients dans la rubrique Mettre à jour des clients existants.
2. Dans le fichier, renseignez la date d’archivage dans la colonne Date de sortie pour chaque client à archiver.
3. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
4. Retournez sur Importer > Import de masse puis cliquez sur le bouton Mettre à jour des clients existants.
5. Importez votre fichier mis à jour.

Accès : Tout utilisateur du back-office ne peut pas archiver des convives. Des droits spécifiques sont requis pour effectuer un archivage.

Dé-archivage (outil admin)

Le dé-archivage n’est pas disponible depuis le back-office standard. Contactez le support Innovorder.

Désactiver un convive

La désactivation bloque temporairement le compte d’un convive. Vous pourrez le réactiver ensuite si besoin. Condition : le solde du compte doit être de 0 €.

• Effets techniques de la désactivation :
  • Suppression du numéro de badge associé au convive.
  • Édition du numéro de convive : la date de désactivation est ajoutée devant (pour traçabilité).
  • Le mail ne change pas et n’est pas libéré : il est impossible de créer un autre convive avec le même e-mail.

Accès : Tout utilisateur du back-office peut désactiver des convives (sous réserve de permissions standard).

Réactiver un convive désactivé

La réactivation ne nécessite rien de particulier : le badge est vide et le numéro de convive reste unique. Assurez-vous simplement que le solde reste conforme à vos règles internes.

Archivage : gestion des identifiants

• En cas d’archivage, on conserve le numéro de badge, le numéro de convive et le mail dans l’historique, mais ils sont libérés : ils peuvent être réutilisés pour créer de nouveaux comptes.
• En cas de désactivation, le numéro de badge est supprimé, le numéro de convive est préfixé par la date, et le mail n’est pas libéré.

Résumé : Archivage vs Désactivation

• Désactivation (réversible) : compte bloqué, solde = 0 €, badge supprimé, numéro de convive daté, mail conservé et non réutilisable par un autre compte. Accessible aux utilisateurs back-office.
• Archivage (définitif) : compte fermé sans mouvements possibles, soldes archivés dans les rapports, identifiants conservés à l’historique mais libérés pour réutilisation. Nécessite des droits spécifiques.