Le moyen de paiement « Autre » est remplacé par Régularisation. Toute régularisation d'un compte e-wallet demande désormais un motif, complété si besoin d'un commentaire libre. Objectif : des mouvements traçables et un reporting exploitable par motif métier.
Quand utiliser une régularisation ?
Régularisation est réservée aux mouvements qui ne correspondent pas à un encaissement réel. Dès qu'il y a un paiement effectif, conservez le moyen de paiement réel : Espèce, Chèque, Carte bancaire, Titre-restaurant.
| Avant | Aujourd'hui |
|---|---|
| Moyen de paiement « Autre », sans précision exploitable. | Régularisation + un motif obligatoire + un commentaire facultatif. |
| Une ligne « Autre » impossible à analyser dans les rapports. | Un reporting organisé par motif métier. |
Effectuer une régularisation
Depuis le Backoffice, ouvrez Clients, puis la fiche du convive concerné et son onglet E-Wallet. Le formulaire Crédit et débit du compte se trouve sous le solde.
1. Dans Action, choisissez Créditer ou Débiter.
2. Saisissez le Montant.
3. Dans Moyen de paiement, sélectionnez Régularisation.
4. Sélectionnez le Motif : il est obligatoire et la liste dépend du sens de l'opération.
5. Ajoutez un Commentaire (facultatif) quand le motif seul ne suffit pas.
6. Cliquez sur Sauvegarder pour valider l'opération.
La sauvegarde crédite ou débite le compte tout de suite. Il n'existe pas d'annulation en un clic : une erreur se corrige par une nouvelle régularisation en sens inverse, avec le motif Correction d'erreur.
Les motifs disponibles
Neuf motifs sont proposés en crédit. En débit, Fidélité et Geste commercial sont masqués : ils ne correspondent pas à ce sens d'opération.
| Motif | Sens | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|
| Report de solde | Crédit et débit | Report d'un solde N-1, reprise après changement de prestataire, solde initial. |
| Ajustement de subvention | Crédit et débit | Part employeur ou collectivité à corriger sur une période. |
| Fidélité | Crédit uniquement | Crédit issu d'un programme de fidélité ou d'une cagnotte. |
| Geste commercial | Crédit uniquement | Geste commercial, crédit de bienvenue, opération événementielle. |
| Adhésion | Crédit et débit | Cotisation annuelle, adhésion à un club ou à un comité. |
| Cycle de vie du compte | Crédit et débit | Arrivée, départ, archivage, remise à zéro d'un compte. |
| Remboursement | Crédit et débit | Remboursement au convive, avoir, restitution d'une caution. |
| Correction d'erreur | Crédit et débit | Correction d'une opération erronée avérée, annulation d'une régularisation. |
| Ajustement de solde | Crédit et débit | Ajustement sans cause plus précise. Détaillez alors le commentaire. |
Commentaire et traçabilité
Le mouvement apparaît dans l'Historique des transactions de la fiche convive et dans les exports e-wallet, avec son motif. C'est cet historique qui sert de justificatif en cas de contestation d'un convive ou de contrôle.
Renseignez systématiquement le commentaire pour les motifs Correction d'erreur et Ajustement de solde : la période concernée, la cause et, si possible, le numéro de transaction d'origine. Un motif seul ne permet pas de reconstituer le dossier six mois plus tard.
Questions fréquentes
Le motif est-il obligatoire ?
Oui. Tant qu'aucun motif n'est sélectionné, l'opération ne peut pas être sauvegardée.
Pourquoi ma liste de motifs est-elle plus courte ?
Vous êtes en Débit : Fidélité et Geste commercial n'y sont pas proposés.
Que devient l'ancien « Autre » ?
Les mouvements passés restent visibles tels quels dans l'historique et les exports. Seules les nouvelles opérations utilisent Régularisation et ses motifs.
Puis-je annuler une régularisation ?
Non, pas directement. Créez une régularisation de sens inverse, avec le motif Correction d'erreur et un commentaire renvoyant à l'opération d'origine.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.